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Bild Download PDF Doris Jessen | PR und Corporate Communication

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Logistik ist unser Geschäft

Willenbrock nutzt EASY Enterprise für die Archivierung und Eingangsrechnungsbearbeitung

Bereits seit 2002 archiviert die Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG, Handelsunternehmen für Gabelstapler und der kompletten Produktpalette für die interne Logistik eines Unternehmens, seine Dokumente in einem EASY ENTERPRISE Archiv. Im Herbst 2011 wurde das Archiv um die Komponente EASY Documents erweitert, um alle Eingangsrechnungen voll elektronisch abwickeln zu können. Der Einsatz lohnte sich bereits in den ersten Monaten: Die medienbruchfreie elektronische Abwicklung spart Papier, Platz und kostbare Arbeitszeit.

Der Kunde

Die Willenbrock Gruppe – vor 50 Jahren als „Großhandel – Industrievertretungen“ – in Bremen gegründet, ist ein Komplettdienstleister für Intralogistiklösungen und bietet neben hochwertigen Fahrzeugen und kompetentem Service von der Beratung bis zur Fahrerschulung alles, was Unternehmen für ihren innerbetrieblichen Transport benötigen. Das Kerngeschäft sind Verkauf, Vermietung und Service neuer und gebrauchter Flurförderzeuge und Arbeitsbühnen. Als Vertragshändler von Linde Material Handling ist das Unternehmen in den Großräumen Bremen, Bremerhaven, Hannover, Wilhelmshaven und Braunschweig mit insgesamt rund 500 Mitarbeitern, 180 davon Servicetechniker, aktiv.

Logistik denkt in Prozessen. Prozessorientiertes Denken, Planen und Handeln hilft, effektiv zu sein und die Kosten im Griff zu behalten. Das gilt nicht nur für den innerbetrieblichen Transport der Willenbrock-Kunden. Es gilt – quasi als Voraussetzung für einen reibungslosen internen Geschäftsablauf – auch für alle unternehmensinternen kaufmännischen und Verwaltungsprozesse bei Willenbrock selbst. „Wir haben daher bereits im Jahr 2001 damit begonnen, alle Papierbelege weitestgehend zu archivieren. Auslöser waren die im Jahr 2001 vom Finanzministerium eingeführten ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)’ zur Aufbewahrung digitaler Buchhaltungsunterlagen. Seit Beginn des Wirtschaftsjahres 2002 wird bei uns alles elektronisch in unserem EASY-Archiv abgelegt, wodurch wir nicht nur Raumkosten einsparen, sondern auch einen schnelleren Kundenservice zum Beispiel bei Anfragen bieten können“, erklärt Arne Nielsen, bei Willenbrock Bereichsleiter IT/Organisation.

Die Wahl war damals auf EASY Archiv gefallen, weil sich im Rahmen einer Ausschreibung unter fünf Anbietern mit drei Produkten herausgestellt hatte, dass dieses Archiv sich sehr gut mit der vorhandenen IBM AS/400 vertrug und zudem das beste Preis-/Leistungsverhältnis bei den Lizenzfolgekosten hatte. Die größte und stark skalierbare Version EASY Enterprise wurde mit Weitblick gewählt: Schon zu Beginn der ersten Überlegungen plante Willenbrock, später komplette Workflows abzubilden.

„Der Dienstleister OAS AG – Unternehmensbereich regiodata machte das Rennen, weil er uns mit seiner Projektarbeit in der Ausschreibung am meisten überzeugen konnte und von Anfang an engagiert bei der Sache war. Als hanseatisches mittelständisches Unternehmen arbeiten wir zudem gerne mit Partnern aus unserer Region zusammen“, begründet Nielsen seine Wahl.

Die Aufgabenstellung: 150.000 Rechnungen pro Jahr

Als Willenbrock im Frühjahr 2011 plante, zusätzlich zur EASY Archivlösung auch einen Workflow für die elektronische Bearbeitung aller Eingangsrechnungen einzuführen, wurde zunächst eine die Ist-Analyse durchgeführt, welche Schritte die Eingangsrechnungen durchliefen und wie lange sie durch die „Instanzen“ benötigten. „Eine Studentin dokumentierte im Rahmen ihrer Abschlussarbeit alle Schritte und stoppte, wie lange der Vorgang vom Stempeln und Sortieren der Rechnung am Posteingang bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung dauerte.“ Auf Basis dieser Dokumentation des Ist-Zustandes definierte Willenbrock, wie der Sollprozess in der elektronischen Abbildung aussehen sollte und errechnete das zeitliche Delta, das auch als Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsberechnung diente. „Bei bis zu 150.000 Rechnungen jährlich und 625 pro Tag summieren sich ein paar Minuten pro Vorgang zu respektablen Zeiten. Daher wollten wir wissen, wann sich die Anschaffung durch Zeiteinsparung und Nutzung von Skonti amortisiert. Nachdem durch die Analyse klar war, dass wir erhebliches Einsparpotenzial zu erzielen konnten stand der Beschluss fest“, erklärt Nielsen.

Die Lösung: EASY Enterprise Documents

Nach der prinzipiellen Entscheidung für einen elektronischen Rechnungs-Workflow war klar, dass zusätzlich zum EASY Archiv als Software EASY Documents die ideale Lösung war. Nach gut zehn Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit waren auch die IT-Spezialisten von regiodata selbstverständlich Partner im neuen Projekt.

Auf Basis der schriftlichen Prozessdokumentation war es nun Aufgabe von regiodata, den Prozess elektronisch mit Hilfe von Microsoft Visio Standard zu modellieren und – wo nötig – an die Willenbrock-Anforderungen abteilungsspezifisch anzupassen. Anschließend konnte regiodata die Prozesse direkt in den EASY Documents Workflow übertragen.

„Es ergaben sich grundsätzlich zwei verschiedene Workflowprozesse - mit und ohne ERP-Warenfluss. Ein typischer Rechnungsdurchlauf mit Warenfluss ist z.B. eine Ersatzteilbestellung: Die Rechnung wird sofort nach Eingang in der Buchhaltung eingescannt, durch eine eindeutige Bestellnummer im EASY Documents dem Lieferanten zugeordnet, in der Fachabteilung geprüft, elektronisch automatisch verbucht und bezahlt. Etwas anders verläuft der Workflow ohne ERP-Warenfluss: Immer wenn, reine Kostenbuchungen erfolgen, wie etwa bei einer Firmenwagenreparatur. Hier überprüft der Besteller auf dem Bildschirm die Richtigkeit und schickt die Rechnung zum Fuhrparkleiter weiter, der sie frei zeichnen muss, bevor sie gebucht und bezahlt werden kann.

Diese beiden Prozessketten wurden in EASY Documents programmiert, an das ERP-System angebunden und auf einem Testsystem implementiert. Die Testphase, lief vier Wochen lang, bevor die neue Workflow-Lösung produktiv geschaltet, und sukzessive in den Fachabteilungen implementiert wurde.

Insgesamt dauerte die Einführung von der ersten Planung bis zum Going Live rund neun Monate und konnte in Time and Budget abgeschlossen werden.

Technisch basiert die Lösung auf einem IBM i Power7- Server und das Archivsystem auf einem Windowsserver 2003 mit zwei angeschlossenen NAS-Systemen à 1,5 Terabyte Speicherplatz. Für das Archiv gab es seit 2001 zentrale Scannerplätze, für die Eingangsrechnungsbearbeitung wurden in der Buchhaltung größere Bildschirme und fünf neue Arbeitsplatzscanner angeschafft.

Nutzen: Einsparungen und Kundenzufriedenheit

Heute nutzen 120 User in der Bremer Zentrale und in den drei Niederlassungen Bremerhaven, Hannover, Wilhelmshaven und Braunschweig den elektronischen Workflow: Papierrechnungen werden gescannt, elektronische Rechnungen per Mail automatisch durch EASY DocFactory erkannt und ins EASY Document übergeben. In der EASY-Anwendung erfasst die Buchhalterin die Bestellnummer, mit der das System den Vorgang automatisch dem richtigen Lieferanten, Besteller und Zahlungsbedingungen zuordnet. Die Buchhaltung kann auch jederzeit alle umlaufenden Rechnungen anzeigen, so dass die Belegverfolgung aufgrund der sofortigen Transparenz jetzt sehr einfach ist: „Sie können immer sehen, wo welches Dokument zur Bearbeitung gerade vorliegt. EASY überprüft zudem routinemäßig abends, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und speichert den Beleg automatisch im Archiv“, meint Nielsen.

Ein weiterer Pluspunkt des Systems ist, dass der Sachbearbeiter auch von den ERP-und Finanzbuchhaltungsanwendungen aus direkt in die EASY Documents-Maske springen kann und sich dann automatisch der richtige Beleg öffnet. „Vor allem bei der Rechnungsabwicklung zwischen der Zentrale und den drei Niederlassungen spart das neue System Zeit, Geld und Platz, da der Belegfluss elektronisch erfolgt“, freut sich Nielsen.

Als Nutzen nennt der IT-und Organisationsbereichsleiter gleich mehrere Aspekte: Von der rechtlichen Seite betrachtet, bietet EASY Documents eine hohe Prozesssicherheit. Dazu kommen die Kosteneinsparung durch weniger Papier-, Akten- und Raumbedarf. Fragen nach dem Rechnungsstatus können jetzt ohne aufwändiges Suchen beantwortet werden können. Es geht keine Rechnung mehr verloren und durch die medienbruchfreie Verarbeitung ohne manuelle Eintragungen können keinen Fehler mehr passieren. Insgesamt wird die Abwicklung dadurch schlanker, so dass vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung Arbeitszeit eingespart wurde „Aufgrund unseres starken Wachstums können die Sachbearbeiter an anderer Stelle verantwortungsvollere Tätigkeiten wahrnehmen“, so Nielsen.

In die Zukunft gesehen

Aufgrund der großen Akzeptanz des Systems soll EASY Documents Zug um Zug auf weitere Bereiche ausgebaut werden. Dazu gehört zum Beispiel das Reklamationsmanagement, weil Willenbrock hier durch die Sicherstellung von Prozesssicherheit und Transparenz eine Qualitätsverbesserung für seine Kunden sieht.

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