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Zukunftssichere Investition: Leibniz-Zentrum für Marine Tropenökologie migriert kaufmännische Software von Diamant/2 auf Diamant/3 IQ

Das Leibniz-Zentrum für Marine Tropenökologie – kurz ZMT – nutzt seit dem Jahr 2000 für sein Rechnungswesen Diamant-Software. Weil nach gut zehn Jahren auch weitere Anwendungen wie zum Beispiel der elektronische Einkauf integriert werden sollten, wurde die Migration von Diamant/2 auf das neuere Release Diamant/3 IQ interessant.

Wenn Korallenriffe ausbleichen, tropische Küsten durch menschliche Aktivitäten im Hinterland bedroht werden oder die zunehmende Versauerung der Ozeane erforscht werden soll, wird das Leibniz-Zentrum für Marine Tropenökologie – in Insiderkreisen kurz ZMT genannt – aktiv. Rund 100 Mitarbeiter, 70 davon direkt in der Forschung und regelmäßig auch vor Ort in den Tropen tätig, suchen nach Ursachen für Veränderungen oder danach, welche Auswirkungen menschliche Eingriffe in das empfindliche Ökosystem der tropischen Gewässer haben können.

20 Jahre im Dienst der Tropenökologie

Die Forschungseinrichtung wurde als unabhängiges Institut 1991 in Bremen gegründet und führt in enger Kooperation mit Partnern in den Tropen interdisziplinäre Projekte zu Struktur und Funktion tropischer Küstenökosysteme sowie zu ihrer Reaktion auf menschliche Eingriffe und natürliche Veränderungen durch. Seit 2009 ist das ZMT Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft.

Die Aufgabenstellung: Klassisches Rechnungswesen und kameralistische Buchführung

Mit seiner Größe entspricht das Institut einem mittelständischen Unternehmen und hat dementsprechende Anforderungen an das Rechnungswesen und Controlling. „Anfangs wurden wir von einem externen Dienstleister betreut. Seit dem Jahr 2000 haben wir dafür eine eigne Abteilung mit inzwischen fünf Mitarbeitern und als kaufmännische Software Diamant/2 im Einsatz. Grund für die Auswahl von Diamant war neben der Bedienungsfreundlichkeit, dass wir neben der normalen Buchhaltung auch die behördentypische kameralistische Betrachtungsweise benötigen, die mit dieser Software möglich ist“, erklärt Dr. Ursel Selent, kaufmännische Leiterin des ZMT.

Die Lösung: Neue Anwendungen erfordern Migration

Mit Diamant/2 waren zunächst die klassischen Module wie Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung abgedeckt. Mit der Zeit ergaben sich aber neue Anforderungen wie die automatische Integration von Excel-Tabellen und die Anbindung des elektronischen Einkaufs und der Gehaltsbuchhaltung, so dass das ZMT auf das neue Release Diamant/3 IQ migrierte. Mittelfristig soll damit auch die eBilanz und das Reisekostenmanagement abgewickelt werden. „Weitere, ganz praktische Gründe für die Modernisierung waren, dass es für die bei uns verwendete Konfiguration von Diamant/2 keine Weiterentwicklung mehr geben wird“, ergänzt Dr. Selent. Als Systemhaus war schon im Jahr 2000 die OAS AG – Unternehmensbereich regiodata in Bremen als lokaler Lizenzpartner für Diamant-Software ins Spiel gekommen. Auch aufgrund der geringen Entfernung – die beiden Unternehmen trennen nur etwa 500 Meter Luftlinie– lag die Entscheidung im wahrsten Sinne des Wortes am nächsten. „Da wir seit mehr als zehn Jahren erfolgreich mit regiodata zusammen arbeiten und immer exzellent betreut werden, haben wir die Firma natürlich auch mit Migration beauftragt. Die Aufgabenstellung war, ähnlich wie bei allen Projekten dieser Art, die Standards von Diamant/3 auf unsere Anforderungen einzurichten und auch zukünftig für regelmäßige Anpassungen zur Verfügung zu stehen“, ergänzt Dr. Selent.

Die Umsetzung

Für die Migration als solche wurde nur etwa ein Monat Projektzeit geplant. Das Projektteam bestand seitens regiodata aus drei bis vier Personen inklusive Sales und IT,;vom ZMT sorgten zwei IT-Spezialisten für die Datenschnittstellen zwischen Oracle und SQL sowie die Installation der Clients.

Bevor die Migration beginnen konnte, war allerdings eine komplett neue IT-Infrastruktur nötig: Bisher war das Datenbankmanagement auf einem Linux-basierten Oracle System gelaufen, das neue Diamant/3 IQ erforderte aber einen Windows-basierten SQL-Server. Die Datenmigration von Oracle auf SQL war aufgrund der im Lieferumfang vorhandenen Schnittstellen/Konvertierroutinen reibungslos. In diesem Zusammenhang wurden auch alle alten Arbeitsplatzrechner durch neue mit Windows 7 ersetzt.

Kernaufgaben beim Aufbau der neuen Diamant-Version waren wie schon bei der Vorgängerversion kundenspezifische Anpassungen, für die das ZMT die Anforderungen definierte, die regiodata zunächst mit Hilfe eines „Test-Mandanten“ innerhalb von nur zwei Tagen umsetzte. Sie betrafen u.a. das Kostenrechnungsmodul, das sehr flexibel für den eigenen Bedarf programmiert bzw. parametrisiert werden kann. Auch das Berichtswesen erforderte ZMT-spezifischen Programmierungsaufwand, weil es wegen der vielen Projekte mit unterschiedlichen Aufgabenstrukturen und den unterschiedlichen Anforderungen der Geldgeber für Forschungsprojekte recht kompliziert ist.

„Die Software ist allerdings so anwenderfreundlich, dass eine Buchhalterin auch ohne IT-Kenntnisse eigene Anwendungen, zum Beispiel die Zeilen- und Spaltengestaltung innerhalb unseres Berichtswesens individuell einrichten und jederzeit nach Belieben Spaltensummen und Jahresbetrachtungen auswerfen kann. Aufgrund der einfachen Bedienung benötigten wir auch nur eine halbtägige Einweisung“, erklärt Dr. Selent.

Ergebnis

Seit die neue Diamant-Version live geschaltet wurde, ist das Rechnungswesen- und Buchhaltungsdasein für die fünf Mitarbeiter deutlich komfortabler geworden. Eine der wichtigsten Innovationen ist die Excel-Integration. Dadurch werden Änderungen einzelner Werte in der Excel-Tabelle auch im damit verknüpften Berichtswesen in den korrekten Spalten und Zeilen sofort wirksam – und umgekehrt. „Wir sparen dadurch viel Zeit und vermeiden Fehler. Der Vergleich von Budgetplanung und tatsächlichem aktuellen Finanzstatus ist quasi auf Knopfdruck möglich, so dass das gesamte Berichtswesen an Transparenz gewonnen hat“, freut sich Dr. Selent. Abgesehen davon, dass die Migration wegen der veralteten Soft- und Hardware ohnehin notwendig geworden war, hat sich die Investition von rund 20.000 Euro für das Projekt also auch durch die deutlich umfangreicheren Leistungsmerkmale des gesamten Systems gelohnt.

Zukunft

Der Leistungsumfang von Diamant/3 als kaufmännische Software beim ZMT ist allerdings lange noch nicht erschöpft. Daher sind für die Zukunft weitere Ausbauschritte geplant, die aufgrund der seit mehr als zehn Jahren erfolgreichen Zusammenarbeit mit regiodata auch zukünftig mit diesem Systemhaus durchgeführt werden sollen.

Bereits in der konkreten Umsetzung ist die Integration des Einkaufs, anschließend sollen die Reisekosten- und evtl. auch die Gehaltsabrechnung über die kaufmännische Software abgewickelt werden. „Die Gehaltsabrechnung liegt in den Händen eines Outsourcing-Partners, dessen Datensätze automatisch integriert werden sollen, damit wir sie zeitnah bei der Budgetplanung berücksichtigen können. Ein weiteres Thema wird die sog. eBilanz. Während Bilanzen heute noch ausgedruckt oder als eMail-Attachment an das Finanzamt übermittelt werden, müssen die Daten ab 2013 aus dem Rechnungswesen elektronisch direkt in die Systeme der Finanzbehörde einfließen. An den dafür notwendigen Umstellungen wird nun mit Hochdruck gearbeitet“, erklärt Dr. Ursel Selent abschließend.

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