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Grillo Konzern setzt auf clarc-Software von CTO

Mehr Durchblick für die Eingangsrechnungsbearbeitung

Erschienen in S@PPORT

Jederzeit und auf einen Blick transparente Informationen über den Status der Eingangsrechnungsbearbeitung zu erhalten war das Ziel der Grillo Werke AG, als sie ihre konzerneigene IT-Beratung ASB Informationstechnik GmbH damit beauftragte, für die Geschäftsbereiche Metall, Chemie und die Tochtergesellschaft Rheinzink GmbH & Co. KG eine Workflow-Lösung zu installieren. Die Wahl fiel auf clarc xControl der CTO Balzuweit GmbH.

Der Ursprung des heutigen Grillo Konzerns geht auf die Mitte des 19. Jahrhunderts zurück, als Wilhelm Grillo als einer der Gründerväter der Ruhr-Industrie 1842 eine Eisenwarenhandlung in Mülheim eröffnete und bereits 1849 ein Zinkwalzwerk in Duisburg aufbaute. Bis zum Beginn des 2. Weltkrieges entwickelte sich das Unternehmen zum größten Zinkhalbzeug- und Zinkweißhersteller sowie Schwefeldioxid-Verkäufer in Deutschland. Heute liegen die Schwerpunkte der Geschäftsbereiche Metall und Chemie in Duisburg und Frankfurt, für den Bereich Zinkoxid in Goslar.

Die 1966 von Grillo mit gegründete Rheinzink GmbH & Co. KG vertreibt ihre Bauzinkprodukte weltweit. Die Grillo-Werke AG ist immer noch zu 100 Prozent im Besitz der Familie, die das Unternehmen auch heute führt. Grillo beschäftigt in seinen Geschäftsbreichen Metall und Chemie 521, Zinkoxid 141und Rheinzink 828 Mitarbeiter, die Umsätze beliefen sich 2009 auf 443 Millionen Euro.

50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr

Für die effiziente Geschäftsprozessabwicklung – vom Auftragseingang über die Produktion bis zur Ausgangsrechnung – nutzt Grillo SAP in der Version 4.7. Die Daten werden in einem Easy-Archiv revisionssicher im Rechenzentrum der ASB Informationstechnik GmbH in Duisburg gespeichert, die als Tochtergesellschaft bereits seit 1994 die gesamte IT des Grillo Konzerns betreut. Daneben ist sie auch für zahlreiche kleinere und mittelständische Unternehmen als Systemhaus tätig.

„Die Eingangsrechnungsbearbeitung war bislang noch nicht automatisiert, sondern wurde sowohl bei Grillo als auch Rheinzink noch überwiegend manuell abgewickelt. Das heißt, alle Eingangsbelege wurden in Papierform zu den einzelnen Fachkollegen im Haus geschickt und per Fax an die Werke in Frankfurt oder Goslar versandt. Um die Bearbeitung insgesamt transparenter zu gestalten, beauftragte uns Grillo, für die insgesamt 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr eine Dokumentenmanagement-Lösung aufzubauen“, erklärt Annette Driller, Projektleiterin bei der ASB.

Ziel: Medienbruchfreie Verarbeitung

Ziel des intelligenten Invoice Management-Systems sollte es ein, die Eingangsbelege in der Poststelle an einem Scanarbeitsplatz zu erfassen, zu validieren und anschließend medienbruchfrei bis zur Buchung im SAP und der Easy-Archivierung weiter zu verarbeiten. Insgesamt waren bei Grillo zwei Arbeitsplätze in der Finanzbuchhaltung, einer in der Rechnungsprüfung und etwa 100 Workflow-User betroffen, bei Rheinzink waren es vier in der Finanzbuchhaltung und etwa 160 Workflow-User.

Nach einer umfassenden Marktanalyse zu den verschiedenen Produkten und Anbietern blieben letztlich zwei DMS-Lösungen in der engeren Wahl, die letztlich zugunsten von clarc xControl ausging. Das System wurde von der CTO Balzuweit GmbH entwickelt, die auf Organisationsberatung, Vertrieb, Installation, Schulung und Support von elektronischen Beleglese-, Workflow- und Archivsystemen spezialisiert ist. „Wichtig für die Anbieterauswahl war u.a. die Erfahrung mit unserem Archivierungssystem Easy Enterprise .i, das wir auf jeden Fall behalten wollten. Die Entscheidung für clarc xControl fiel durchaus knapp aus. CTO hat den Auftrag letztlich gewonnen, weil uns die Anwendung sehr transparent und anwenderfreundlich erschien und zudem sehr gut präsentiert wurde“, erläutert Annette Driller.

Zwei Projekte in einem

Neben zwei IT-Spezialisten von ASB unterstützten sieben Fachkollegen von Grillo und vier von Rheinzink aus den Fachabteilungen Buchhaltung und Einkauf das Team. „Wir hatten eigentlich eine sehr kurze und intensive Einführungsphase geplant. Weil kurzfristig aber nicht genügend gemeinsame Termine möglich waren, dauerte es dann doch rund fünf Monate bis zum Going Live“, erinnert sich Heike Kalthoff aus dem ASB Projektteam.

Die gesamte Projektarbeit konnte für beide Firmen parallel durchgeführt werden, da sie sich auch im Rechenzentrum der ASB quasi eine IT-Infrastruktur teilen. Das betrifft zum Beispiel SAP 4.7 auf einem iSeries Modell 9406-520 und den Easy-Server mit Easy 3.41 unter Windows 2003, der in der iSeries integriert ist. Für die Installation der neuen clarc xControl-Software zur Rechnungsbearbeitung wurde ein MS Windows Server 2003 mit ausreichender Kapazität neu angeschafft.

Nach der Installation und Einrichtung der Basis-Software begannen die CTO-Spezialisten mit der kundenspezifischen Anpassung der clarc xControl-Software an die Anforderungen des bestehenden SAP-Systems. Für die komplette Bearbeitung der Eingangsrechnungen waren folgende Workflows zu implementieren: Scannen, Belegerkennung und Validieren, frühes Archivieren im Easy-Archiv und das Übertragen der Rechnung an SAP. Nach Ablauf dieser Routine erfolgen die Workflows Rechnungsfreigabe, Buchung, Erstellung der Zahlungsvorschlagsliste sowie das Bezahlen.

Dem Customizing, das etwa zwei Monate in Anspruch nahm, folgte die Installation der Arbeitsplätze für das Scannen und die Validierung, umfangreiche Tests, um alle Prozesse zu optimieren und weitere Anpassungen, bis die Lösung produktiv gesetzt werden konnte.

Was hat’s gebracht?

„Durch die weitgehende Workflow-Automatisierung ist der gesamte Vorgang deutlich transparenter geworden: So wissen wir zum Beispiel immer, welcher Sachbearbeiter gerade welche Vorgänge bearbeitet. Da alles über die Workflows auch schneller geht, können wir Skonti besser ausnutzen“, weiß Anja Nolte als Projektverantwortliche der Grillo-Werke AG.

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