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Bild Download PDF Doris Jessen | PR und Corporate Communication

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Rickmers setzt auf SAP

Deutlicher Meer-Wert durch den SAP Schiffs-Client

Erschienen in Deutsche Seeschifffahrt (06/2007)

Die Rickmers Reederei in Hamburg konnte sich im Zuge des enormen Wachstums der Schifffahrt in den letzten Jahren erfolgreich positionieren. Um den weiteren Geschäftserfolg und die effiziente Bereederung der Schiffe transparent und ressourcensparend zu begleiten und zu unterstützen, setzt Rickmers auf eine SAP-Lösung der Steeb Anwendungssysteme. Für die dezentralen Bestellanforderungen von den Schiffen entwickelte die SAP-Tochter für Rickmers einen Schiffs-Client als spezielle Branchenlösungen für Reedereien.

Die Ursprünge von Rickmers gehen ins Jahr 1834 zurück. 1984 wurden mit der Gründung der heutigen Rickmers Reederei die Schifffahrtsaktivitäten der Familie Rickmers in fünfter Generation zusammengefasst. Zur Rickmers Reederei GmbH & Cie. KG gehören verschiedene Tochterunternehmen wie die Rickmers Shipmanagement GmbH, die MCC Marine Consulting & Contracting GmbH oder die Arctic Shipping GmbH.

Die Globalisierung und das enorme Wachstum in Asien führen zu einer erhöhten Nachfrage nach Frachtkapazität, wovon Rickmers mit einem stetigen Wachstum der eigenen Flotte und den in den vergangenen Jahren hohen Charter- und Frachtraten profitiert. Rickmers ist eine Tramp-Reederei, die Schiffe nicht nur als Transportmittel betreibt, sondern auch finanziert, baut, dann bereedert und verchartert.

Derzeit sind mehr als 85 Schiffe auf den Weltmeeren im Einsatz und verfügen über eine Ladungskapazität von über 1,4 Million Tonnen. Auf See sorgen zurzeit über 2.500 Mitarbeiter für den reibungslosen Ablauf, die von 100 Mitarbeitern an Land unterstützt werden. Zusätzlich betreut ein Experten-Team den Neubau von aktuell rund 30 Schiffen. Seit 1984 wurden bereits über 80 Container-Schiffe fertiggestellt. Auch die effiziente Zusammenarbeit mit den zahlreichen Tochterunternehmen trägt zum soliden Erfolg der Firma bei.

Die Zielsetzung der Rickmers Reederei ist die effiziente Bereederung eigener und Schiffe Dritter. Das Aufgabenspektrum umfasst die Themen Vercharterung und technisches Management ebenso wie den Einkauf und die Versorgung mit der gesamten kaufmännischen Abwicklung. „Um das Unternehmenswachstum zu begleiten, ohne gleichzeitig die Ressourcen deutlich zu erhöhen, die Unternehmensplanung und –steuerung zu verbessern und dadurch Wettbewerbsvorteile zu realisieren, sollten alle Geschäftsprozesse weitestgehend integriert und IT-gestützt ablaufen. Daher wollten wir unsere alte Finanzbuchhaltungslösung auf Datev-Basis ablösen und eine moderne ERP-Software einführen“, erklärt Ulrik Kriete, Leiter Controlling der Rickmers Gruppe.

Kritische Ausschreibung

Um am Ende die richtige Wahl zu treffen, analysierte Rickmers zunächst im April und Mai 2004 den Markt der ERP- und Software-Anbieter. Anschließend erfolgten eine interne Prozessanalyse und die Erstellung eines Pflichtenheftes, wofür auch die Informationen aus den Beratungspräsentationen in der Analysephase genutzt werden konnten.

Im Sommer 2004 bat Rickmers verschiedene ERP-Anbieter im Rahmen einer Ausschreibung um Angebote, unter denen sich schließlich die Produkte zweier Hersteller – SAP und Microsoft Navision – als „heiße Kandidaten“ herauskristallisierten. Der Auswahlprozess dauerte sechs Monate, Projektstart war im Januar 2005.

„Obwohl Navision sogar eine Shipserve-Lösung angeboten hatte, entschieden wir uns dennoch für die mySAP Business Suite. Das System ist im Standard erprobt und ermöglicht zukunftssichere Modifikationen. Dabei war uns wichtig, nicht SAP an unsere Geschäftsprozesse anzupassen, sondern umgekehrt unsere Prozesse anhand der SAP-Standards und Best Practices soweit wie möglich zu optimieren“, so Kriete. Ein weiterer Entscheidungsgrund war die Beratungsunabhängigkeit der Software, die bei kleineren Herstellern nicht so gegeben ist. „Wir wollten auch die Option haben, einen Berater einmal wechseln zu können“, fährt Kriete fort.

Für die Planung, Einführung und Implementierung beauftragte Rickmers die SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme GmbH aus Abstatt, die u.a. auch in Hamburg mit einer Geschäftsstelle vertreten ist – praktischerweise fast in Fußgängernähe der Reederei. Hier waren das Steeb-Motto „100 Prozent Mittelstand“, der kundenorientierte und flexible Beratungsansatz und die Nähe zu SAP ausschlaggebend. „Dazu kam die Bereitschaft, mit uns zusammen einen Schiffs-Client als Branchenlösung zu entwickeln, der dann auch von anderen Reedereien genutzt und noch weiter entwickelt werden kann“, meint Kriete.

Da Rickmers nicht das notwendige IT-Know-how für den Betrieb der SAP-Lösung und -Infrastruktur aufbauen wollte, sollte dies ein Outsourcing-Partner übernehmen. Bei der Auswahl nahm Rickmers zwölf Anbieter näher unter die Lupe, von denen alle prinzipiell ähnliche Angebote mit unterschiedlichen Preisen machten. Die Firma SAP SI – eine Schwestergesellschaft von Steeb – gewann den Auftrag aufgrund ihres guten Preis-/Leistungsverhältnisses.

Gegenstand des Outsourcing-Vertrages mit der SAP SI ist die Bereitstellung von Hardware, Datenkommunikation und Support für die zwei neuen notwendigen SAP-Basissysteme. Besonders wichtig ist Rickmers die permanente Verfügbarkeit während der europäischen Geschäftszeiten. Nach der Eröffnung der Rickmers Asia Ltd. in Singapur Anfang 2007 werden sich diese entsprechend ausweiten.

Ziele: Mehr Effizienz und optimale Unternehmenssteuerung

Die strategischen Gründe für die Implementierung der SAP-Lösung waren:

  • Begleitung des Unternehmenswachstums bei deutlich geringerem Wachstum der notwendigen Unternehmensressourcen
  • Verbesserung der Unternehmensplanung und –steuerung
  • Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
Alle Prozesse sollten mit Hilfe der ERP-Software ganzheitlich, effizient und vor allem transparent abzuwickeln sein. Wichtig war der Reederei die Geschäftsprozesse vor allem zwischen den Bereichen Einkauf, Buchhaltung und Controlling so vernetzen, dass Medienbrüche vermieden wurden und der Erfassungsaufwand deutlich sank.

Denn obwohl Rickmers derzeit vom Boom in der Schifffahrtsbranche profitiert, besteht dennoch das Ziel, kontinuierlich mögliche Effizienzen zu heben, Prozesse zu straffen und somit auch kostengünstiger zu arbeiten. Genau dies ist das Ziel der Rickmers Reederei, um in der Branche die Nase vorne zu haben.

Um diese Ziele zu erreichen, wurden zunächst die SAP-Module für Finanz- und Rechnungswesen (FI), Controlling (CO), Einkauf (MM) und Vertrieb (SD) ausgewählt. Diese Beschränkung und ihre schrittweise Einführung wurde durchaus mit Bedacht gewählt: Rickmers wollte anfangs „einfach denken“ und den betroffenen Mitarbeitern, die teilweise Neulinge in der Benutzung von ERP-Anwendungen waren, eine Lösung an die Hand geben, mit der sie auch schnell erfolgreich arbeiten konnten. Auf diese Weise sollte die Akzeptanz des Systems im Unternehmen sukzessive gesteigert werden.

Besonderheiten der Branche

Die Besonderheit in der gesamten kaufmännischen Abwicklung der Rickmers Reederei (wie bei den meisten Reedereien) ist, dass jedes Schiff jeweils eine eigene Gesellschaft und Verwaltungsgesellschaft mit eigenen Buchungskreisen repräsentiert. Dies sind insgesamt mehr als 200 aktive Buchungskreise, in denen die gesamte Stammdatenverwaltung einheitlich verwaltet werden muss.

Eine neue Anforderung an die SAP-Software war die dezentrale Bestellabwicklung direkt von den Schiffen aus, die nicht permanent online sind. Sie können lediglich über eine Inmarsat-Verbindung mit einer Übertragungsleistung von teilweise nur 19,2 kBit/s kommunizieren, die aber rund um die Uhr zu kostenintensiv wäre und daher nur ein bis zweimal pro Tag für den Versand von Sammelmails genutzt wird. „Wir benötigten also eine spezielle Lösung für die Erstellung und den Versand von Bedarfsanforderungen, die –branchentypisch – eine Vielzahl von verschiedenen Teilen für den technischen Einkauf umfasst. Die Bestelleinheiten sind umgekehrt aber relativ klein“, erklärt Matthias Mischorr, der bei Rickmers in dem SAP-Projekt speziell für die Datenmigration und die Einführung der Module für das Bestellwesen und den Vertrieb sowie den neuen Schiffs-Client verantwortlich ist.

Die Lösung

Steeb begann im Januar 2005 mit der Implementierung der Software auf zwei neu angeschafften HP-ProLiant Server-Systemen, die von dem Outsourcing-Partner SAP SI in dessen Rechenzentrum betrieben werden. Als Datenbank wird die SAP-zertifizierte Open-Source-Lösung MaxDB eingesetzt. Der Mitarbeiter vor Ort bei Rickmers benötigt auf seinem PC lediglich eine SAP GUI (Graphic User Interface), um auf alle Anwendungen zuzugreifen.

Während der Einführungszeit waren durchschnittlich vier Consultants des Beratungshauses bei Rickmers vor Ort, die durch Key User aus den jeweiligen Fachabteilungen unterstützt wurden. Nach drei Testläufen, die über rund anderthalb Monate verteilt waren, wurde das Datev-System im Juli 2005 in der Finanzbuchhaltung abgelöst und die Stamm- und Bewegungsdaten für zunächst 70 Buchungskreise in das SAP Modul FI übertragen. „Wir begannen mit der Datenmigration an einem Freitag und konnten sie über das Wochenende abschließen. Im ersten Testdurchlauf hatten wir zunächst über 10.000 Buchungsfehler, die aber alle sehr schnell durch die Anpassung der Übertragungstabellen korrigiert werden konnten“, erläutert Mischorr.

Anschließend wurden 15 Anwender aus der Finanzbuchhaltung und vier im Controlling etwa sechs Wochen lang durch die Key User eingearbeitet. Unterstützend standen in den ersten „Live Tagen“ auch die Steeb-Berater als Ansprechpartner zusätzlich zur Verfügung. Trotz anfänglicher Skepsis erkannten die Mitarbeiter schnell den Mehrwert des Systems, mit dem sie die Buchungsprozesse nun deutlich effizienter und auch schneller bewältigen können. Während vorher ein Finanzbuchhalter sieben bis acht Schiffe in seiner Regie hatte, kann er heute auch zehn oder zwölf bewältigen.

Parallel zur Finanzbuchhaltung wurde die Controlling-Funktionalität in SAP produktiv geschaltet. Sie umfasst die Kostenrechnung und Kostenstellenauswertung mit entsprechendem Reporting an das Management, Budget- und Planungstools sowie das Benchmarking.

Der Clou

Im November 2005 begannen die Steeb-Berater gemeinsam mit den Key Usern von Rickmers das Bestellwesen komplett in SAP abzubilden, so dass auch die Schiffe auf See integriert werden konnten. Der Clou ist hier der Schiffs-Client, eine branchenorientierte Anwendung, die speziell für Rickmers in der Programmiersprache Java für den Einsatz auf handelsüblichen Desktops entwickelt wurde. Dabei handelt es sich um eine Erfassungssoftware für Bedarfsanforderungen, mit der die Mitarbeiter an Bord aller Schiffe aus Katalogen oder auch mit Freitext bestellen können. Matthias Mischorr erläutert den Prozess: „Die Kataloge werden etwa einmal pro Monat von der Zentrale an Land erstellt bzw. aktualisiert und per Satellit an die Schiffe geschickt. Der Mitarbeiter an Bord gibt seine Materialanforderung ein, die nach einem zweistufigen Genehmigungsprozess per Satellit an den zentralen Einkauf geht. Von dort aus erfolgt die Anfrage an die Lieferanten, die ihre Angebotsdaten in ein Web-Interface einstellen. Die Angebote werden gesichtet, zur Genehmigung weiter geleitet und in eine Materialbestellung umgewandelt, die schließlich direkt oder nach Zwischenlagerung in den Häfen an das Schiff ausgeliefert wird. Die Besonderheit einer Schiffsbelieferung liegt darin, dass häufig die Rechnung des Lieferanten schon in der Zentrale eingegangen ist oder sogar schon bezahlt wurde, bevor die Mitarbeiter an Bord die Ware in Händen halten. Lieferdifferenzen werden somit nicht - wie sonst üblich - im Rahmen einer Wareneingangs- und anschließenden Rechnungskontrolle festgestellt, sondern müssen in der Regel nachträglich reklamiert werden.“

Speziell für die Mitarbeiter auf See, die typischerweise nicht unbedingt Software-Spezialisten sind, wurde die neue Lösung vom Look & Feel an die zuvor genutzten Excel-Tabellen angepasst, um ihnen den Übergang auf das neue System weitestgehend zu erleichtern.

Individuell konzipiert und programmiert haben die Steeb-Spezialisten in Zusammenarbeit mit den Key Usern auch das zentrale Einkaufscockpit: Diese im SAP-Standard zunächst nicht vorgesehene Anwendung bietet den vier Mitarbeitern in der Einkaufsabteilung jederzeit den Überblick über alle Bestellprozesse und ihren Bearbeitungsstatus. Ein Mausklick auf den Einkaufsbeleg verzweigt dann in die jeweilige Einzeltransaktion und liefert die benötigten Details.

Die zeit- und fehlereinsparenden Vorteile dieser Branchenlösung liegen auf der Hand: Materialien werden nur noch einmal angelegt und auf alle Schiffsgesellschaften repliziert, so dass alle mit denselben Daten arbeiten. Über die Zuordnung der Materialien zu Produkthierarchien und Warengruppen und den Einstellungen zu den Organisationseinheiten ist sichergestellt, dass alle Buchungen automatisch erfolgen können. Die Belege in unterschiedlichen Fremdwährungen werden automatisch in Euro umgerechnet und in das Zahlungssystem eingesteuert. Die Originalwährung wird ebenfalls parallel angezeigt, so dass jederzeit eine Risikobewertung im Rahmen der Währungsschwankungen möglich ist.

2007 „alle an Bord“

Bis zum dritten Quartal 2006 wurden 26 Schiffe mit dem Schiffs-Client ausgerüstet, 20 weitere befinden sich im Auslieferungszustand. 2007 erfolgt der Rest Zug um Zug. „Die jetzt schon erkennbaren Vorteile sind neben der Zeitersparnis und Fehlerminimierung durch nur einmal vorhandene Datensätze und die medienbruchfreie Prozessabwicklung die jederzeit aktuellen Reports über alle Einkaufs- und Vertriebsaktivitäten der Rickmers Reederei. So kann die Geschäftsleitung zum Beispiel auf Währungsschwankungen in ihrer Liquiditätsplanung schneller und besser reagieren,“ erklärt Ulrik Kriete.

Für die Zukunft rechnen die Rickmers Reederei und Steeb damit, dass der Schiffs-Client als Branchenlösung auch für andere Reedereien zum Einsatz kommen wird, auf deren Bedürfnisse er schnell angepasst werden kann.

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