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Huber Packaging nutzt Easy Enterprise .x und CTO clarc

Daten perfekt verpackt und archiviert!

Erschienen in S@PPORT

2009 migrierte der Verpackungshersteller Huber Packaging Group sein Dokumenten-Management-System Easy Enterprise .i auf die nächst größere Version Enterprise .x in Kombination mit einigen Modulen der clarc-Solution Suite, die von der CTO Balzuweit GmbH entwickelt wurde. Das Beratungshaus war und ist mit der Konzeption, der Einführung und der Betreuung des neuen Systems beauftragt..

Die Huber Packaging Group ist ein führender Spezialist für Metallverpackungen, die in den drei Geschäftsbereichen „Industrial“, „Beverage“ und „Decorative“ aus Weißblech entwickelt und produziert werden. Das Sortiment reicht von Gebinden für die Industrie über 5-Liter-Partyfässer bis hin zu individuellen Schmuckdosen. Die Huber Packaging Group beschäftigt 2009 an sieben Standorten in Deutschland, Österreich, Ungarn und Russland über 1.100 Mitarbeiter und erwirtschaftete einen Umsatz von rund 160 Millionen Euro.

Erfahren mit DMS

Schon in den 90er Jahren erkannte die Huber Packaging Group die Notwendigkeit eines Dokumenten-Management-Systems. Dies nicht nur, um der stetig wachsenden Papierflut Herr zu werden, sondern auch um die Geschäftsprozesse transparenter zu machen und den Mitarbeitern zum Beispiel im Einkauf und Vertrieb eine komfortable Suche nach Vertragsunterlagen oder Lieferscheinen zu ermöglichen. „Bevor wir das erste DMS und damit auch Archiv einsetzten, kursierten monatlich über 10.000 Papierdokumente durch unser Haus und in den dezentralen Standorten, deren manuelle Verwaltung nur mit großem Aufwand zu bewältigen war“, begründet Alfred Engel, der bei Huber Packaging Group die IT leitet.

Easy seit 2001

Seit Ende 2001 setzt Huber Packaging Group auf das weltweit bekannte Dokumenten-Management-System Easy, das zunächst in der Version Easy Enterprise .i eingeführt wurde. Damals erhielten sowohl das zentrale Rechnungswesen im hohenlohischen Öhringen als auch die dezentralen Standorte in Bottrop, Landshut, Ansfelden bei Linz in Österreich und im ungarischen Györ den Zugriff auf das neue Archiv. Im Jahr 2007 wurden auch Schnittstellen zu den SAP-Modulen FI/CO (Finanzwesen und Controlling) geschaffen, seit 2008 nutzt das Unternehmen SAP ERP.

SAP ERP braucht Enterprise .x

„Die Einführung des kompletten SAP ERP war schließlich auch der Auslöser für die Umstellung des bestehenden Systems auf die größere Version Easy Enterprise .x, weil damit zugleich das vorhandene MS Active Directory für die Berechtigungsverwaltung integriert werden konnte. Dies war wiederum erforderlich, um die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung mit ihren sensiblen Daten in das DMS einzubinden“, berichtet Alfred Engel.

Mit dem Umstieg auf Easy Enterprise .x kam auch ein neues Beratungsunternehmen ins Spiel, die CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart, die als IT-Systemhaus schon seit 1990 auf Organisationsberatung, Vertrieb, Installation, Schulung und Support von elektronischen Beleglese-, Workflow- und Archivsystemen spezialisiert ist. Den Wechsel vom ersten Lösungsanbieter zu CTO begründet Alfred Engel mit mehreren Aspekten: „CTO arbeitet sehr eng mit unserem SAP-Einführungspartner Steeb zusammen und konnte daher eine große Bandbreite an Erfahrung mit SAP ERP und dessen Integration mit Easy Enterprise nachweisen. Außerdem hat das Systemhaus mit clarc-Solutions eine hochfunktionale eigene DMS-Suite entwickelt, deren Produkte sich für unseren Einsatz teilweise besser eignen als die entsprechenden Easy-Module“.

Reibungslos Hand in Hand

Aufgabe war es, das neue Easy Enterprise .x und die ausgewählten clarc-Module bis zum Going Live von SAP ERP einzuführen. Aufgrund des überschaubaren Projektteams von vier bis fünf Personen – zunächst je zwei von CTO und von der Huber Packaging Group sowie später eine dritte Mitarbeiterin aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung – verlief die Zusammenarbeit problemlos quasi Hand in Hand. Insgesamt dauerte das Projekt rund neun Monate, bis das neue Dokumenten-Management-System mit allen angeschlossenen Modulen funktionierte.

Die Mitarbeiter greifen auf das DMS von allen Standorten aus über einen Web-Client zu. Die Autorisierung erfolgt über ein Berechtigungskonzept mit Single Sign on, das im MS Active Directory eingerichtet ist. Dort sind Benutzergruppen mit unterschiedlichen Zugangsrechten für unterschiedliche Mappen und Dokumente abgelegt. Die Mitarbeiter können die abgelegten Dokumente im Archiv nach unterschiedlichen Kriterien suchen, wobei die Antwortzeiten vom Berechtigungsstatus abhängig sind und zwischen wenigen Millisekunden und fünf Sekunden variieren. Da diese Logik auch schon beim Vorgängersystem genutzt wurde, waren außer einer kurzen Einweisung zu neuen Funktionen keine längeren Schulungen notwendig.

Wie funktioniert’s?

Heute stehen neben dem Basis-System Easy Enterprise .x an allen fünf Lokationen insgesamt sieben neue Scan-Arbeitsplätze zur Verfügung, auf denen clarc eWork eingesetzt wird. Hier werden alle Eingangsrechnungen eingescannt, nachdem diese in der Fachabteilung um im SAP gebucht und mit Barcodes versehen wurden. Die Zuordnung der gescannten Eingangsrechnung zur Buchung im SAP erfolgt über den erkannten Barcode. eWork liest die Barcodes aus und ergänzt die notwendigen Informationen wie zum Beispiel Lieferantenname, Rechnungsbetrag oder Artikelnummern per Datenbankrückgriff aus den archivierten SAP-Stammdaten. Im Gegensatz zum vorhergehenden System arbeitet eWork stabiler, zuverlässiger und extrem schnell. Es ist auch sehr einfach zu handhaben, was vor allen an Scan-Arbeitsplätzen wichtig ist, die oft von Praktikanten oder Auszubildenden ohne IT-Kenntnisse bedient werden“, weiß Alfred Engel.

Eine weitere neue Anwendung ist die elektronische Vertragsverwaltung Easy Contract für die automatisierte Pflege der Vertragsdaten von Kunden und Lieferanten: Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. „So erhält der Sachbearbeiter zum Beispiel zeitgerecht per eMail aus den SAP-Stammdaten einen Hinweis zum Vertragskündigungstermin einer PKW-Leasing-Vereinbarung. Ein anderer Einsatzzweck ist das Controlling, wo Easy Contract aggregierte Auswertungen zu Zahlungsplänen über mehrere Verträge und Vertragsarten erstellt und die Liquiditätsplanung erleichtert“, erläutert Alfred Engel. Der Vorteil ist, dass alle berechtigten Mitarbeiter, egal an welcher Stelle im Unternehmen sie sitzen, nun für diese Arbeit keine Aktenordner mehr holen und durchforsten müssen, sondern diese mit einem Mausclick aus dem Archiv zaubern.

In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sorgt die Anwendung LOGA 2001 dafür, dass zeitgleich mit dem Ausdruck der Gehaltsabrechnungsformulare der automatische Archivierungsprozess beginnt. Die Dokumente werden als PDF bereitgestellt, um dann mit dem clarcBatchProcessor samt Indexdaten verarbeitet und revisionssicher abgelegt zu werden,

Ein Großteil der täglich anfallenden Dokumente entsteht auch bei der Huber Packaging Group in den verschiedenen Arbeitssituationen und Anwendungen der „Office Welt“. Um hier die Abläufe zu beschleunigen, ist die CTO-Anwendung clarc OfficeCapture im Einsatz. Damit kann jeder Sachbearbeiter nun alle Dokumente aus den typischen Anwendungen wie etwa Microsoft Word, Excel, Powerpoint oder auch Outlook indexieren und archivieren, indem das clarc officeCapture PlugIn startet und eine teilweise oder vollständige Verschlagwortung durchführt. Danach wird das Dokument zur weiteren Verarbeitung zur clarc enterprise Prozessstrecke weiter geleitet. Von dort aus werden die Dokumente an das entsprechende Backend-System übergeben.

Wie sieht die Zukunft aus?

Der bisherige Einsatz von Easy Enterprise.x in Kombination mit den clarc-Modulen hat sich schon nach kurzer Nutzungszeit bewährt. „Wir werden das System noch weiter ausbauen, weil eine komplett automatisierte Dokumentenverarbeitung heute einfach Stand der Technik ist“, weiß Alfred Engel.

Für die nähere Zukunft ist geplant, die oben genannte Rechnungseingangsverarbeitung komplett zu automatisieren: Dann werden alle Papierdokumente im Posteingang eingescannt und mittels OCR-Erkennung ausgelesen. Die Software erkennt Daten wie zum Beispiel Lieferantennummer, Umsatzsteuer-ID und Rechnungsbeträge der bereits archivierten Bestellung und überprüft sie auf Plausibilität und Korrektheit. „Das wird die manuelle Rechnungsprüfung und das Aufkleben des Barcode-Tickets komplett ersetzen“, berichtet Alfred Engel.

Auch die eMail-Archivierung möchte das Unternehmen mit Hilfe des clarc-Moduls MailCapture in das DMS integrieren, um die stetig zunehmende Flut an eMails gesetzeskonform zu archivieren und anschließend einen einfachen und übersichtlichen Zugriff auf alle Inhalte zu gewährleisten. „Durch die Integration der Anwendung in das DMS werden eingehende Nachrichten inhaltlich analysiert und daraufhin definierte Vorgänge wie Workflows und andere Prozesse gestartet. Im Anschluss speichert clarc mailCapture die Daten revisionssicher in unserem Easy-Archiv“, erklärt Alfred Engel die zukünftige Applikation.

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