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Damit die Saat schnell aufgeht

Hansa Landhandel automatisiert Eingangsrechnungsverarbeitung mit EASY-Lösung

Hochmoderne Technik auf den Feldern ist in Form von schwerem Gerät, Traktoren und Mäh-/Dreschmaschinen schon lange eine Selbstverständlichkeit. In der Verwaltung ist das entsprechende Pendant der Einsatz fortschrittlicher Informationstechnik: Seit Herbst 2012 setzt der Hansa Landhandel in Zeven bei seiner Eingangsrechnungsverarbeitung auf eine moderne EASY-Lösung, die in Verbindung mit dem ERP-System Microsoft Dynamics Navision dafür sorgt, dass alle 24.000 Rechnungen pro Jahr schneller gebucht sowie bezahlt und damit wertvolle Skonti gewahrt werden können. Bei der Einführung wurde das Unternehmen durch den EASY-Partner Schleupen AG unterstützt.

Wenn die noch zaghafte Frühlingssonne die Erde erwärmt, die Natur nach langem norddeutschem Winterschlaf erwacht und der gefrorene Boden langsam auftaut, ist in der Agrarwirtschaft auf einen Schlag Hochsaison: Landwirte düngen bereits bestellte Felder erneut, frische Saaten werden ausgebracht, die jungen Pflänzchen gegen Schädlinge geschützt.

Der Saisonstart lässt auch beim Hansa Landhandel im norddeutschen Zeven die Bestellhotline glühen. Umgekehrt treffen tonnenweise Düngemittel und Saatgut von Großhändlern zur Aufbereitung und zum Weiterverkauf an Landwirte ein. „Mit der saisonalen Zunahme der Bestellungen kommen natürlich, zusätzlich zu den jahreszeitlich unabhängig laufenden Lieferungen, auch mehr Rechnungen ins Haus, die zügig verarbeitet bzw. bezahlt werden müssen, etwa um Skonti zu wahren“, berichtet Gunther Hammer, Prokurist und kaufmännischer Leiter der Hansa Landhandel GmbH, der das Projekt kundenseitig leitete.

Schluss mit Papierrechnungen und Aktenordnern

Bis Ende 2012 wurden die Eingangsrechnungen manuell auf Bestellnummern, Lieferantenzugehörigkeit, korrekten Betrag und Umsatzsteuer geprüft, bevor sie in das ERP System Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Classic eingepflegt, gebucht und bezahlt werden konnten. Anschließend wurden die Belege in einem d.velop-Archiv abgelegt. Bei bis zu zweihundert Rechnungen pro Tag war das ein Aufwand vor allem an Routinetätigkeiten, den der seit 1973 bestehende private Landhändler und Mischfutterhersteller gerne durch eine automatische Lösung für die Rechnungseingangserkennung und –verarbeitung ersetzen wollte.

Bereits Ende 2011 begann das Unternehmen mit der Recherche nach einen passenden Workflow- und Archivierungssystem. Folgende Kernpunkte standen für die Hansa Landhandel GmbH im Vordergrund: Die firmenweite Vereinheitlichung des Verarbeitungsprozesses für alle Eingangsrechnungen und die dadurch entstehende Beschleunigung des Vorganges. Technisch musste die neue Lösung mit der bestehenden ERP-Software Microsoft Dynamics Navision harmonieren – oder konkreter – per Schnittstelle an diese angebunden werden können. Dass damit, last but not least, auch die Papierfluten eingedämmt würden, war eine willkommene Begleiterscheinung.

„Nach umfassenden Marktanalysen und einer Ausschreibung unter vier Anbietern entschieden wir uns für die renommierte EASY-Lösungsfamilie. Als EASY-Spezialist hatte die Schleupen AG das Rennen gemacht, um das Projekt bei uns zu planen und zu realisieren“, erklärt Gunther Hammer. Ausschlaggebend für EASY waren der technische Aufbau, die Bedienungsfreundlichkeit und die Kompatibilität mit Navision, das über eine Integration angebunden werden konnte.

Im Februar 2012 begann das Projekt, das kundenseitig durch ein Team von fünf Key Usern sowohl aus der IT als auch der Verwaltung bestand und durch das ebenfalls fünfköpfige Schleupen-Team unterstützt wurde, das aus Spezialisten für die unterschiedlichen Module wie Belegextraktion (Scan und OCR-Erkennung), Workflow-Management (Modulierung und Strukturierung des Prozesses) sowie die Navision-Anbindung bestand.

Ist-Aufnahme und Machbarkeitsanalyse

Das Projekt wurde im März 2012 gestartet und begann typischerweise mit einem technischen Workshop, in dem zunächst die Ist-Situation, d.h. der gesamte manuell bewältigte Workflow der Eingangsrechnungsbearbeitung, aufgenommen und dokumentiert wurde: Welche Arbeitsvorgänge werden in welcher Reihenfolge von welchen Personen bzw. Abteilungen Schritt für Schritt, vom Öffnen der Papierrechnung über die fachliche und buchhalterische Prüfung bis hin zur Bezahlung abgewickelt? Im nächsten Schritt definierte das Projektteam in einer Machbarkeitsanalyse, welche dieser Prozesse im Rahmen eines wirtschaftlich vertretbaren Aufwandes zu automatisieren waren. Auch diese Ergebnisse wurden dokumentiert, um für alle Projektteammitglieder eine einheitliche Sprachregelung festzulegen.

In der Ist-Analyse stellte das Projektteam auch fest, dass die vorhandene Hardware – virtuelle Server, Kopierer und Scanner – problemlos weiter genutzt werden konnten. „Wir mussten lediglich unter VM zwei Server für die neue Lösung bereitstellen: Einen für die EASY-Module EASY ENTERPRISE.x (Archiv), EASY Documents4 (Workflow und User-Client) sowie EASY Capture PLUS (Scannen) und einen zweiten für die Extraktionssoftware I.R.I.S Xtract“, erklärt Gunther Hammer.

Ein weiteres Projektziel war die Übernahme aller Daten aus dem bestehenden d.velop-Archiv.

130.000 Archiv-Dokumente migriert

Bei der nachfolgenden Umsetzung ging es zunächst darum, alle Arbeitsschritte digital abzubilden und die Dokumente auf diesem Wege so aufzubereiten, dass sie automatisch vollständig an das ERP-System übertragen werden, wo sie weiter verarbeitet werden können. Obwohl es natürlich Standardschnittstellen für den Übergang zwischen EASY-Lösungen und Navision gibt, war die reibungslose Übergabe doch eine Herausforderung: „Die Schnittstelle musste durch unseren Navision-Spezialisten kundenspezifisch programmiert werden, was sich als etwas aufwändiger als anfangs vermutet erwies“, räumt Hammer ein.

Eine andere Datenübernahme, die aber problemlos durchgeführt werden konnte, war der Export der d.velop-Daten aus dem bestehenden Archiv und das nachfolgende Einlesen in EASY ENTERPRISE.x. So konnten wir innerhalb von vier Tagen 130.000 Datensätze migrieren und das alte Archiv abschalten.

Test im Produktivsystem

Im Gegensatz zu den meisten Software-Einführungen, bei denen zunächst ein Testsystem auf einem dedizierten Server aufgebaut wird, wurden bei der Hansa Landhandel GmbH alle Daten und Funktionalitäten auf dem Produktivsystem eingerichtet und nach Testläufen durch einzelne Informationen im Rahmen eines Feintunings ergänzt. Nachdem alle Workflows für Eingangsrechnungsverarbeitung bis zur Kontierung in Navision reibungslos liefen, konnte das Projektteam im September 2012 das System in den Produktivbetrieb übernommen werden.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Heute arbeiten rund 25 Personen  in der Zentrale in Zeven und 14 weitere an den 16 Betriebsstätten mit der neuen EASY-Lösung, mit der sie saisonabhängig zwischen 100 und 200 Rechnungen pro Tag – im Jahr sind es insgesamt rund 24.000 - mit bis zu 1.000  Dokumenten inklusive Anhängen wie zum Beispiel Lieferscheinen, Wiegenoten und Stundennachweise verarbeiten und anschließend archivieren.

Im Gegensatz zur früheren manuellen Abwicklung beginnt der Automatismus jetzt bereits nach dem Öffnen des Briefumschlages: Die Rechnungen werden auf dem Kodak-Scanner mit EASY Capture Plus gescannt und in einzelne Heftungen getrennt, bevor sie an  I.R.I.S Xtract übergeben werden. Xtract verarbeitet die Belege und extrahiert die Beleginformationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, etc. Anschließend werden die Belege an EASY DOCUMENTS übergeben, das pro Rechnung einen Workflow erzeugt und die Dokumente durch das Unternehmen leitet. Erfasst werden alle Daten wie etwa Bestell- und Rechnungsnummer, Datum sowie Lieferumfang und automatisch mit den bestehenden Bestellungen und Stammdaten wie Lieferant und Umsatzsteuernummer in Navision abgeglichen. Nach  Abschluss des Workflows werden die Rechnungen in Dynamics NAV zur Buchung übergeben.

Gibt es wie zum Beispiel bei regelmäßigen Rechnungen für Telekommunikation, Strom und Wasser keine Bestellnummern, erkennt das System den Lieferanten ebenfalls, liest die Rechnungszeilen inklusive Betrag und Umsatzsteuer, erfasst den Rechnungsdatensatz und komplettiert ihn automatisch mit der Lieferantennummer und übergibt ihn an Navision, wo er gebucht werden kann. Aufgrund der der tiefen Integration werden die Dokumente direkt aus dem Navision Client angezeigt und die Hansa-Fachanwender bleiben somit in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Sollten sich im Rahmen des automatischen Workflows Ungereimtheiten ergeben, erhält der zuständige Sachbearbeiter den Beleg auf seinem Bildschirm mit einer roten Markierung an den fraglichen Positionen. In diesem Fall erfolgt eine manuelle Prüfung und eventuelle Ergänzung der Daten, um sie dann korrekt an Navision zu übergeben.

Einfach und bedienungsfreundlich

Das Angenehme an dieser EASY-Einführung war, dass sie für alle Nutzer sehr einfach nachzuvollziehen und bedienungsfreundlich ist, so dass die Key User bereits während des Projektes alle Handgriffe quasi learning by doing kennenlernen und damit auch alle Schulungen für unsere Endanwender an den Scanner-Arbeitsplätzen in nur halbtägigen Einführungskursen durchführen konnten. Das sparte viel Zeit und Kosten.

Transparenz und Skonti: Qualitätsgewinn und Kostensenkung

Der Vorteil der automatisierten Workflows liegt auf der Hand: Der Zahlungslauf erfolgt deutlich schneller, weil keine Rechnungen mehr verspätet oder fehlerhaft bearbeitet werden oder ganz verloren gehen. Dadurch kann das Unternehmen wertvolle Skonti wahren, was letztlich zur Effizienz des gesamten Betriebes beiträgt. Dasselbe gilt natürlich auch für die Abschaffung von Papierordnern, in denen das Suchen deutlich aufwändiger war als heute der Mausklick auf eine Bestellnummer. Damit sind jetzt alle Daten, zum Beispiel wenn ein Lieferant nach dem Status seiner Bezahlung fragt, sofort nach dem Einscannen transparent standortübergreifend einzusehen. Der gesamte Prozess ist von Anfang an protokolliert und steht als Auswertung für die Geschäftsleitung oder das Controlling zur Verfügung. „Die automatisierte Abwicklung gibt unseren Mitarbeitern nun mehr Zeit für andere, produktivere Tätigkeiten, was sich letztlich auch in Euro und Cent auszahlt. Die Ersparnis war allerdings weniger die Motivation für die neue Lösung: Wichtiger war uns die Vereinfachung der Workflows und die Transparenz der gesamten Eingangsrechnungsverarbeitung“, betont Hammer.

Weiterentwicklung in der Zukunft

Aufgrund der guten Erfahrungen mit dem ersten Einstieg in die Materie denkt man im Unternehmen bereits über eine Weiterentwicklung nach: Jetzt geht es um die Trennung von allen Papierbelegen zum Beispiel Rezepturen aus der wissenschaftlichen Abteilung, weitere Systeme, z.B. Liefer- und Lagersysteme sollen ebenfalls eingebunden werden.

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