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Flüssige und effiziente Archivierung bei der Brauerei Bischofshof

Seit 2004 nutzt die Brauerei Bischofshof in Regensburg, die in Personalunion mit der Klosterbrauerei Weltenburg die größte Brauereigruppe in der Oberpfalz bildet, für die revisionssichere elektronische Speicherung seiner Rechnungen, Lieferscheine und Verträge das Dokumentenmanagement-System EASY Enterprise. Implementierungspartner war damals die Henrichsen AG aus Straubing, alle Aufgaben des Supports werden heute von der als ECM-Spezialist ausgegliederten Henrichsen4Easy zur großen Zufriedenheit des Kunden nahtlos weitergeführt.

Der Kunde
„Das Bier, das uns zu Freunden macht“ aus der Brauerei Bischofshof in Regensburg hat eine lange Tradition: Die Brauerei wurde bereits 1649 gegründet. Seit dem Jahr 1973 gehört auch die Klosterbrauerei Weltenburg, mit ihrem Ursprung im Jahr 1050 die älteste Klosterbrauerei der Welt, zur Unternehmensgruppe. Mit 84 Mitarbeitern und 200.000 Hektolitern Bier sowie alkoholfreien Getränken ist sie die größte Brauerei in der Oberpfalz. Während die Brauerei Bischofshof überwiegend die regionalen Märkte beliefert, exportiert die Klosterbrauerei Weltenburg auch international in derzeit 27 Länder.

Während in der Brauereikunst Jahrhunderte alte Traditionen und Zeit zur Reifung den guten Geschmack begründen, sind in Unternehmensführung und Verwaltung schnelle Reaktionen auf Markt- und Kundenwünsche sowie effiziente Geschäftsabläufe die Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg. Unübersichtliche Ablagestapel und ein über Jahrzehnte gewachsenes Papierarchiv mit Verträgen, Lieferscheinen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen, in dem jeder Wunsch nach einer kurzen Auskunft zum Lieferstatus zur einer langen Suche ausarten kann, passt auch in einem nahezu tausend Jahre alten Unternehmen nicht mehr in die moderne Zeit.

87.000 Dokumente im Jahr

Pro Jahr sammeln sich in der Brauerei Bischofshof rund 87.0000 Dokumente, davon etwa  79.000 Ausgangsrechnungen und Lieferscheine sowie 8.000 Eingangsrechnungen an. „Es war nicht nur die Ablage und Suche in den Archiven mit tausenden von Schriftstücken in hunderten von Ordnern, die unsere Mitarbeiter täglich Zeit kosteten. Da die Archive in der vierten Etage unseres Brauereigebäudes untergebracht sind und es keinen Aufzug gibt, überlegte sich jeder, ob der den Weg dahin antreten sollte. So etablierten sich kleinere Zwischenlager in den Büros. Dort etwas zu suchen war natürlich sehr aufwändig, auch wusste man nie genau, wo sich das Schriftstück noch oder schon befand“, erklärt IT-Leiter Anton Götz die damalige Situation, die im Jahr 2004 zur strategischen Entscheidung für die elektronische Beleg- und Datenarchivierung führte.

AS/400-Kompatibilität und Revisionssicherheit

Drei Aspekte waren für die Auswahl des zukünftigen Dokumentenmanagementsystems entscheidend:
* Die Kompatibilität mit dem in das AS/400-basierte spezielle Brauerei-ERP-System
* Revisionssicherheit und GDPdU-konforme Langzeitarchivierung
* Durch Referenzen  nachgewiesene Branchenerfahrung des Implementierungspartners, vorzugsweise aus der Region

Nach einer Recherche auf Messen und im Internet blieben letztlich nur die Archivsysteme von Docuware und EASY übrig „Wir luden zwei Systemhäuser zur Präsentation der Produkte ein. Aufgrund der guten AS/400-Kompatibilität und der renommierten Henrichsen AG als Implementierungspartner, die uns ihre Lösung u.a. bei der Kulmbacher Brauerei demonstrierte, erwies sich letztlich der Dokumenten- und Archivserver EASY Enterprise als die optimale Lösung“, begründet Anton Götz seine Entscheidung.

Branchenerfahrung, Referenzen und regionale Nähe

Für die Henrichsen AG sprachen nicht nur die langjährige Erfahrung einer alteingesessenen Firma, sondern auch die vielfachen Referenzen aus der Brauereibranche und – last but not least – die regionale Nähe. „Wie wir an der mittlerweile zwölf Jahre langen Zusammenarbeit erkennen können, die heute von der als ECM-Spezialist ausgegliederten Henrichsen4Easy sehr erfolgreich nahtlos weitergeführt wird, hat sich die Entscheidung auch als richtig erwiesen“, so Götz.

Im Vordergrund: Massendaten

Am meisten drückte der Schuh bei der Verarbeitung der sog. Massendaten wie Lieferscheine, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, im Jahr 2009 sollte noch die Archivierung der Verträge hinzukommen.
Die größte Effizienz versprach man sich von der Archivierung der bereits im ERP generierten Dokumente, also zunächst Ausgangsrechnungen und Lieferscheine.

COLD-Archivierung für Ausgangsrechnungen in einem Tag live

Nach der Einrichtung des EASY-Servers mit dem angeschlossenen Archiv und deren Anbindung an das AS/400- und ERP-System, wurde im ersten Projektschritt die COLD Archivierung, d.h. die Datenübernahme der Ausgangsrechnungen eingerichtet. „Hier liegen alle Daten bereits in elektronischer Form vor, so dass dieser Schritt in einem Tag erledigt war und seitdem unterbrechungsfrei läuft“, berichtet Götz zufrieden. Obwohl die Lösung sehr schnell gut funktionierte und die COLD-Archivierung auch ein Fehlermeldesystem hat, führten Götz und seine Mitarbeiter über mehrere Tage aufwändige Überprüfungen anhand der Originaldaten durch, um sichergehen zu können, dass die Rechnungen tatsächlich 1:1 im elektronischen Archiv vorhanden waren.

Lieferschein- und Leergutverwaltung

Etwas mehr Aufwand erforderte die Leergut- und Lieferscheinverwaltung: So enthält jeder Lieferschein die Angaben zur bestellten Biermenge in Flaschen oder Fässern. Da nicht immer genauso viel Leergut zurückgegeben wie entgegen genommen wird, muss das zurückgenommene Leergut vom Bierfahrer auf dem Lieferschein manuell hinzugefügt werden. Diese handschriftlich ergänzten Lieferscheine, die auch die Unterschrift des Kunden enthalten, wurden auf dem ebenfalls neu angeschafften Fujitsu Hochleistungsscanner mit Kofax Ascent Capture erfasst und über die programmierte Schnittstelle im Archiv gespeichert. „Das war die erste Lösung, mittlerweile ist das System von den Papierlieferscheinen auf elektronische Daten in Handhelds umgestellt. Das zurückgenommene Leergut und die Unterschrift des Kunden werden in diesen Handhelds digital gespeichert“, erklärt Anton Götz. Am Ende des Tages werden alle Daten aus den Handhelds über eine Dockingstation ins Archiv übertragen.

Spätes Scannen für Eingangsrechnungen

Für die Verwaltung postalisch ankommender Eingangsrechnungen musste sich die Brauerei Bischofshof zwischen dem sog. „frühen“ und „späten“ Scannen entscheiden: Beim frühen Scannen wird die Rechnung sofort nach dem Eingang an der Poststelle mit einem Barcode versehen und gescannt, um anschließend den gesamten Rechnungsprüfungs- und freigabe-Workflow elektronisch zu durchlaufen. Da man in der Verwaltung für diesen komplett digitalisierten Prozess noch nicht ausgerüstet war, wurde das späte Scannen eingerichtet. Auch in diesem Fall erhält jede Rechnung ihren Barcode, läuft dann aber noch in Papierform durch die Instanzen. Erst nach der Buchung wird sie gescannt und archiviert, um dann für den wöchentlichen Zahlungslauf digital vorzuliegen.
„Wir sind derzeit in der Entscheidung über ein neues ERP-System, anschließend werden wir den Workflow für das frühe Scannen einrichten“, blickt Götz in die Zukunft.

Verschlagwortung für Verträge

Nachdem die elektronische Bearbeitung und Archivierung der Massendaten in EASY Enterprise reibungslos funktionierte, war die logische Konsequenz, auch die Kundenverträge, in das Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Während die Altdaten aus Rechnungen und Lieferscheinen nicht nachträglich eingescannt wurden (sie verbleiben in den Ordnern, bis die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind), mussten alle laufenden Verträge komplett elektronisch erfasst werden. Um alle wichtigen Informationen schnell aufrufen zu können, erstellte Anton Götz für jeden Vertrag aus den Daten im ERP-System ein eigenes Deckblatt mit den wichtigsten Schlagwörtern. Anschließend wurden die Papiere komplett eingescannt. Die Originalverträge bleiben allerdings weiter im Safe. „Für eventuelle Auseinandersetzungen ist es uns wichtig, die Unterschriften im Original vorweisen zu können. Die Recherche ist aber durch die elektronische Archivierung mit ihren Suchfunktionen deutlich einfacher geworden“, erläutert Götz.

Zeitersparnis durch effiziente Abwicklung und schnelle Recherchen

20 Arbeitsplätze greifen heute regelmäßig auf das EASY-Archiv zu, fünf davon, zum Beispiel beim Einscannen oder in der Buchhaltung, sehr intensiv, der Rest für Recherchen im Rahmen von Kundenabrechnungen oder Lieferungen. „Die Einarbeitung in das neue System war unkompliziert und die Nutzung funktionierte nach kurzen Schulungen reibungslos. Nach nunmehr elf Jahren haben sich zwei große Vorteile herauskristallisiert: Die effiziente Abwicklung aller Rechnungen und Lieferscheine sowie die schnelle Recherche bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Es gibt keine Ablagestapel mehr, in denen wir aufwändig nach einzelnen Papieren suchen müssen. Zudem sind alle Daten revisionssicher archiviert, nichts kann mehr verloren gehen. Die Zusammenarbeit mit Henrichsen4easy ist sehr unkompliziert und ohne lange Wege auch erfreulich direkt“, erklärt Anton Götz abschließend.

Doris Jessen, Fachjournalistin in Hamburg

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